Con base en los servicios que presta el Instituto Colombiano de Derecho Tributario, entidad debidamente constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia como entidad sin ánimo de lucro (en adelante “ICDT”), resulta indispensable para ésta recolectar, almacenar, usar y compartir información sobre sus Miembros, usuarios, investigadores, conferencistas, proveedores, autores, entre otros.
Sus datos personales son importantes para nosotros por lo que queremos que se sienta seguro al momento de adquirir nuestros productos y servicios a través de la página web, en las instalaciones del ICDT y demás sitios donde se desarrollen los eventos académicos.
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos del ICDT, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fija las responsabilidades del ICDT y sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
A continuación, describimos la forma como protegemos su privacidad en razón de las visitas y uso de los servicios ofrecidos a través de la página web, en nuestras instalaciones y eventos.
El ICDT no recolecta información sin su autorización, por lo tanto, al hacer uso de nuestra página web y facilitarnos sus datos, entendemos que está de acuerdo con esta política de tratamiento de datos personales.
Esta política es válida y aplica para aquellas personas que adquieran productos en nuestra página web, directamente en las instalaciones de ICDT y/o asistan a alguno de los eventos académicos y sus datos sean recolectados.
“Autorización” Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;
“Aviso de Privacidad” Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
“Base de Datos” Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
“Cookie” significa el pequeño archivo generado por nuestro servidor que es almacenado en su computadora cuando usted visita nuestra página web. Este archivo sirve para generar información estadística sobre sus visitas a nuestra página electrónica, y no contiene «Información Personal» que pueda identificarlo como individuo.
“Dato Personal” Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
“Dato Personal Sensible” Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
“Dato Personal Público” Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
“Dato personal privado” Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato.
“Dato personal semiprivado” Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
“Datos Especiales” Hace referencia al tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes y el tratamiento de Datos Sensibles.
“Encargado del tratamiento” Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
“Información Estadística” significa la información que el ICDT podrá recopilar automáticamente mientras usted navega por su página Web. Dicha información no es de carácter personal, ni puede identificarlo como individuo, sino que corresponde a datos genéricos informáticos, tales como: el programa (navegador) que usa para entrar a sitios de Internet, el tipo de sistema operativo que tiene su computadora y el nombre del dominio del sitio web desde donde se conectó a nuestra página Web.
“Información Persona de Identificación (IPI)” significa Información Personal de Identificación y contacto de una persona, tales como nombre y apellidos completos, tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, domicilio, teléfonos, empresa, domicilio y celular, correo electrónico, cargo que desempeña, empresa a la cual está vinculado, dirección empresa, profesión, cargo que desempeña.
“Información Personal No identificable (IPNI)” significa la información personal que por la forma como está organizada no permite identificarlo, y solo evidencia su condición frente al sector financiero, es decir se trata de información anonimizada.
“Información Sensible” Información que el ICDT recolecta de sus usuarios y que en general puede reflejar su estilo de vida tal como estatus laboral, personas a cargo, estado civil, activos y pasivos.
“Instalaciones” Hace referencia a las instalaciones físicas donde se encuentran ubicadas las oficinas del ICDT.
“Niños o Menores de edad” Cualquier individuo menor a 18 años, o cualquier otro límite establecido por las normas colombianas.
“Operador de la página web” Corresponde al Instituto Colombiano de Derecho Tributario.
“Política de Tratamiento del Datos” Conjunto de lineamientos mediante los cuales el ICDT realiza el tratamiento de los datos personales recolectados en la página Web, en las instalaciones y/o en cada uno de los eventos realizados por nosotros.
“Sitio Web” significa la página web www.icdt.co
“Responsable del tratamiento” Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
“Titular del dato” Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
“Tratamiento” Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
“Transmisión” Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta o en nombre del responsable.
“Transferencia” La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
“Usuario” significa cualquier persona que accede a los servicios de la página Web, visite nuestras instalaciones o asista a alguno de nuestros eventos con la finalidad de consultar y/u obtener los productos y/o servicios ofrecidos.
El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo,
interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:
Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad.
Principio de veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
Principio de acceso y circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se
recogen en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
En el sitio Web, las instalaciones y en cada uno de nuestros eventos se podrá recolectar información de la siguiente manera:
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, el ICDT solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato y utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013).
La información recolectada nos permite prestarle nuestros servicios de manera adecuada y eficiente satisfaciendo sus necesidades. Adicionalmente, nos permite mantenerlo informado de las distintas actividades, novedades, promociones y servicios que podamos ofrecer.
Los datos personales que recibamos tendrán las siguientes finalidades (i) el envío de material promocional y publicitario relacionado con sus productos, herramientas y/o servicios, (ii) el envío de información relacionada con eventos y promociones, (iii) ofrecimiento de novedades, e información de cambios y modificaciones de nuestros productos, marketing, mercadeo, publicidad, herramientas y/o servicios, (iv) mantenerle informado sobre actividades relacionadas con el ICDT, sus productos, servicios y/o herramientas; evaluar la calidad de los productos, servicios y/o herramientas, atender solicitudes y prestar los servicios de posventa derivados de la relación comercial por la adquisición de nuestros productos, realizar estudios internos sobre hábitos de consumo y/o atender adecuadamente sus peticiones, solicitudes y reclamos, así como (v) demás actividades de mercadeo, estadísticos y administrativos que resulten necesarias para el normal desarrollo de nuestro objeto social.
Adicionalmente y en virtud de la relación comercial producto de la adquisición de alguno de nuestros productos, herramientas y/o servicios, el ICDT almacenará y tratará la información
que recolecte con la finalidad de (i) prestar los servicios contratados y todos aquellos derivados de la garantía legal, (ii) enviar encuestas de satisfacción del servicio brindado por ICDT y sus aliados y (iii) demás que resulten del cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
A efectos de prestar nuestros servicios, resulta necesario la recolección de algunos datos que por su naturaleza pueden generar discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. No obstante, le informamos que no es obligación que usted como titular los proporcione.
La información recolectada podrá ser compartida y objeto de tratamiento por el ICDT, sus aliados comerciales y sus asociados, empresas previamente autorizadas, que pueden encontrase bien en Colombia o en el exterior, siempre y cuando se tengan acuerdos de transmisión o transferencia firmados y aprobados expresamente por la alta dirección de ICDT, y en los casos de transmisión por la autoridad competente y la autorización expresa de los dueños de la información.
Nuestros servicios sólo están disponibles para personas que hayan cumplido la mayoría de edad de acuerdo con lo establecido en las normas del territorio colombiano.
Los datos recolectados son almacenados en servidores que se encuentran en Colombia donde están siendo custodiados mediante el empleo de herramientas de seguridad de la información razonablemente aceptadas en la industria, tales como firewalls, software de antivirus, procedimientos de control de acceso y mecanismos criptográficos, entre otros. Todo lo anterior con el objetivo de evitar el acceso no autorizado por parte de terceros a los datos personales almacenados.
El ICDT, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal
El Usuario tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales de los cuales es titular, mediante los procedimientos establecidos en la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales).
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es el INSTITUTO COLOMBIANO DE DERECHO TRIBUTARIO, identificado con Nit 860.015.764-4, cuyos datos de contacto son los siguientes:
En caso de tener dudas, consultas o reclamos en relación con el tratamiento de la información contenida en la base de datos, sea para corregir, actualizar o suprimir la misma o por advertir el incumplimiento por parte de ICDT de la normatividad de habeas data, le agradecemos, como titular del dato personal, ponerse en contacto con nosotros a la dirección de correo electrónico datospersonales@icdt.org.co.
El reclamo deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, tanto en su presentación y contenido, como en el tiempo de respuesta al mismo por parte de ICDT.
Los titulares del dato podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos del Instituto. El ICDT le suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para realizar una Consulta, puede enviar un correo a: datospersonales@icdt.org.co
El titular del dato que considere que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar un reclamo ante el ICDT el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al ICDT, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para realizar un Reclamo puede enviar un correo a: datospersonales@icdt.org.co
Autorizo y consiento expresamente a ICDT para que registre en un archivo informático, mis datos personales y/o me contacte telefónicamente, por vía electrónica o personalmente, con el fin de informarme sobre los productos, herramientas o servicios que comercializa, así como de las campañas promocionales y eventos que lleve a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación respectiva; así como para mantenerme al tanto de actividades relacionadas con la marca; evaluar la calidad de los productos, servicios y/o herramientas, atender solicitudes y prestar los servicios de posventa derivados de la relación comercial por la adquisición de nuestros productos, realizar actividades de marketing, mercadeo, publicidad, realizar estudios internos sobre hábitos de consumo y/o atender adecuadamente mis peticiones, solicitudes y reclamos, como también a transmitirlos y transferirlos a terceros vinculados, y/o socios comerciales bien sea en Colombia o en el Exterior.
El contacto y uso de mis datos podrá efectuarse desde el mismo momento en que facilito mis datos. Por su parte, con mi aceptación ICDT se comprometerá a cuidar la confidencialidad de los datos, a no cederlos, venderlos, ni permitir el acceso por parte de terceros no autorizados.
La anterior autorización estará vigente hasta mi expresa oposición, pudiendo en cualquier momento solicitar al ICDT mis derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los datos facilitados, los cuales podré ejercer mediante contacto al correo electrónico datospersonales@icdt.org.co o en la línea telefónica 601 3170403 en la ciudad de Bogotá.
Esta política se encuentra vigente desde el día 01 de agosto de 2016. Las bases de datos de ICDT se conservan por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, mandato legal y lo que dispongan otras normas sobre retención documental.
La última actualización realizada a la presente política se llevó a cabo el 27 de julio de 2022.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Usuarios mediante la publicación en la página Web.
El ICDT podrá solicitar autorización expresa del Usuario para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Tratamiento del Dato y en los Términos y Condiciones, para lo cual podrá enviar un correo electrónico al Usuario con dicha solicitud.
